各二级学院、相关处室：
为进一步加强学生档案工作在促进学校管理与事业发展中的基础性支撑性作用，建成与学校进一步提升办学层次相适应的档案工作新体系，现规范学生档案的规划、建设、管理、利用和服务办结时限等事项，落实相关部门和人员责任，满足师生日益增加的档案服务需求，提供快捷高效优质查档服务，特作如下规定：
一、 学生档案的规划与建设
按照学生工作处牵头抓总，各学院主建、班主任（辅导员）具体落实总要求，统筹负责学生从入学到毕业全过程的档案规划与建设、管理和各阶段利用服务工作，如收集录取通知书、高考考生高中阶段学籍档案，组织填写入学登记表，收集新生体检报告、学籍卡、成绩单、表彰、奖励、处分、实习材料、思品鉴定材料、参军、复学、毕业生登记表、毕业论文或毕业设计以及商学校团委、组织部门汇集的入团、入党材料和招生就业部门的就业手续等从学生入学到毕业全过程材料，其中：学籍卡(评语）、成绩单及毕业生登记表各一式两份，一份装入学生档案袋（以下简称学生人事档案），另一份装入折页或档案盒（以下简称学生综合档案）存入学校综合档案室。期间，应学生工作处或学院请求，学校档案室应当提供相关业务指导。
二、 学生档案的管理
学生学业届满，各学院组织班主任（辅导员）将符合毕业条件的学生的档案收集整理齐全，上交学生工作处，由学生工作处依据档案转递相关规定统一转递。学生工作处对归档档案质量负总责，加大档案工作在班主任（辅导员）工作考核中的比值，对提交上来的学生档案须进行逐一检查，质量合格的，对应发放毕业证书；质量不合格的，退回整改，直至合格为止。严禁对学籍异常和未建立档案及档案质量不合格的同学发放毕业证书。
学生工作处收齐档案后, 综合档案（折页）装盒按毕业生验印名册清点后移交学校档案室。人事档案密封后按相关规定转递，转递去向通常有如下几种情况：
1、已落实用人单位的。已落实用人单位且用人单位具有人事档案管辖权的，毕业的同学应当提供相关手续及时向学生工作处提出申请，将本人档案通过机要渠道发往用人单位或专人送达并办理好交接手续。如用人单位无人事档案管辖权则可发往具有人事档案管辖权的上级主管部门（如某毕业生应聘在某中、小学校或幼儿园，则可将其档案发往学校所在地的市或县教育局）。用人单位既无人事档案管辖权，又无上级主管单位的，根据学生本人申请，则可将其档案发往工作单位所在地人社部门的人才服务中心（事先确认是否无条件接收）。
2、未落实用人单位的。可将档案发往毕业生户籍所在地人社部门的人才服务中心。根据相关规定，学生如本人提出申请，学校可免费保管两年，期满后将档案发往毕业生户籍所在地人社部门的人才服务中心。
3、毕业生考本、考研的。凭高校录取通知书等材料直接将档案发往相应的录取高校。
4、毕业生参军入伍的。凭相关手续直接将档案发往应征所在地的人民武装部，再由武装部转递本人所在部队。
档案移交清单的归集：学生工作处须将档案移交去向情况（调档函或介绍信及转递清单等）按验印名册上的顺序整理成册按时移交学校档案室。
三、档案的利用服务
在学生档案尚在学生工作处托管期间或虽然已经移交但移交清单尚未归集学校档案室管存之前，毕业校友提请的个人人事档案利用请求服务事项均由学生工作处负责。
学生人事档案移交接受单位后，用人单位审核发现个人档案事项有误或缺项，请求学校提供勘误或情况说明的，学校档案室管存内容未涉及或涵盖的，相关材料提供由学生工作处负责。
学生工作处在将学生人事档案移交清单归集学校档案室后的后续档案利用服务由学校档案室负责。
相关单位因公查档（如案件办理）时应当提供因公查档介绍信、经办人身份证等材料，工作人员积极配合做好相关审批登记工作，为其提供相关服务。
申请人个人提出查档请求时，凭本人在有效期内的身份证件查阅本人相关档案信息。涉及公共信息的如录取名册、毕业生验印名册原则不提供给查档人个人，确因工作需要的，请其提供查档单位介绍信、联系人、联系方式、通讯地址等，工作人员应按档案转递相关要求，密封后直接邮递给相关单位的档案管理或组织人事部门，严禁交由个人携带或他人转交。
学生毕业离校后，毕业证书遗失的，学校档案室根据毕业生验印名册或其他库存有效信息出具相关学历证明书。
四、相关要求
相关单位或个人申请人符合查档请求时，工作人员应当主动对接，热情服务。一般性查档，当天申请须当天办结，确因特殊情况不能在当天提供服务的，原则上办结时间不得超过三个工作日（寒、暑假视情另定）。涉及多个部门配合办理的材料，由职能部门牵头沟通协调办理，相关处室应积极配合，严禁让申请人多头跑部门，在多个部门间推诿、扯皮。
各相关部门应当积极创新探索档案服务方式，守正创新，简化利用程序，利用互联网和移动端等新型方式实现非现场查询，采用电子邮件、邮政投递或移动端传输等方式为广大校友提供非接触式、菜单式、订单式、一站式服务。严禁故意拖延不办或利用工作之便为自己或他人谋取利益，因违反本规定造成学校名誉损害及其他不良影响的，学校将追究相关人员责任。
查档人不能提供有效证件、不符合查档条件或因历史原因学校库存查无当年相关档案信息的，应当耐心做好解释工作，尽量避免因解释不到位而引起信访投诉事件。
盐城幼儿师范高等专科学校
2024年4月16日
注：
1、上文中的学生人事档案通常包含：录取通知书、高考考生高中阶段学籍档案，入学登记表、新生体检报告、学籍卡、成绩单、表彰材料、奖励材料、处分材料、实习材料、思品鉴定材料、参军、复学、毕业生登记表以及入团、入党、就业报到手续等，上述材料装入档案袋，转递用人单位或人才中心。
2、上文中的学生综合档案（又称折页）包含：学籍卡、成绩单、毕业生登记表、毕业论文或毕业设计等，上述材料装入档案盒，归集学校档案室管存。