各学院、处室(工会、团委):
为切实做好2023年度文件材料立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
各单位要贯彻“强化收集、规范整理、细化检索、方便利用”的业务工作方针，全面收集各门类各种载体文件材料，凡学校党群、行政系统各单位在2023年1月1日至12月31日工作活动中直接形成且办理完毕，能反映本单位工作和活动的，重大活动以及专项活动的（如党代会、主题教育、《华中鲁艺记》等），具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料，应归尽归。
二、归档要求
1. 归档文件必须为原件，不得用复印件代替。
2. 归档文件的内容及其深度必须符合规范要求。
3. 归档文件应采用耐久性较强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4. 归档文件字迹清楚、图样清晰、签字盖章手续完备。
5. 归档文件应采用能长期保存的纸张印制。
6. 电子件与纸质件应当同步归档。
三、归档方式
立卷归档流程和归档方式通过使用“盐城幼儿师范高等专科学校档案管理系统”录入、打印并提交目录，具体详见《档案管理软件操作手册》。
1. 各单位档案员将本单位各科室纸质文件材料汇总集中后进行分类预立卷，对材料分类立卷有疑问的，可申请档案室工作人员进行业务指导；经档案室业务指导联系人确认分类预立卷无误后再分卷编写页号、管理系统操作、计算机录入案卷和卷内目录数据等。
2. 系统数据录入完成后，申请数据审核，待档案室审核之后，再打印相关目录。档案室在接收纸质档案的同时接收电子数据。
具体工作流程：部门收集→初步整理→形成归档文件目录→档案业务指导→补充收集及系统整理→办理归档手续。
四、归档时间
2024年4月30日以前。
五、移交验收
各类档案移交时形成“归档文件移交目录” (纸质档案与电子文件)经交接双方检查核对无误后，正式办理移交手续，档案室出具档案接收证明书。
各单位请按照本通知的要求，迅速落实专人于规定时间内完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问，请及时与档案室联系，联系人：陆老师，联系电话：18662022198,档案室工作人员将提供具体的业务咨询和指导。
以上通知，请遵照执行。
附件：
1-1附件1：文件材料归档范围、保管期限表及档案实体分类方案.xlsx
盐城幼儿师范高等专科学校
2024年2月27日